Dokumenter, mapper og tidslinje har forskellige formål, men fungerer bedst sammen.
Mapper bruges til at gruppere filer. Hold antallet af hovedmapper begrænset, og vælg navne, der giver mening uden en lang forklaring. Eksempler kan være korrespondance, afgørelser, møder og øvrigt materiale.
Dokumenttitler bør være korte og genkendelige. Bevar gerne den oprindelige fil, og brug dato eller afsender i titlen, når det gør dokumentet lettere at finde.
Tidslinjen bruges til hændelser. En hændelse er ikke det samme som et dokument: hændelsen beskriver, hvad der skete og hvornår, mens dokumentet kan være den fil, der understøtter eller uddyber hændelsen.
Skriv neutralt og konkret. Adskil det, du ved, fra det, du vurderer eller husker. Det gør tidslinjen mere anvendelig for både dig selv og personer, du senere vælger at dele sagen med.
Begynd med de vigtigste perioder og dokumenter. Du kan altid udbygge strukturen senere.