Før du deler materiale, bør du spørge: Hvem har brug for det, hvilket formål har delingen, og kan dokumentmængden begrænses?
Kontroller modtagerens navn og adresse, før du sender. Vælg kun de dokumenter, som er nødvendige for den konkrete opgave. Undgå at sende hele sagen, hvis få bilag er tilstrækkelige.
Fortrolige eller personhenførbare oplysninger bør sendes gennem en kanal med et passende sikkerhedsniveau. Datatilsynet anbefaler eksempelvis Digital Post, e-Boks eller en anden sikker løsning ved fortrolige eller personhenførbare henvendelser til myndigheder. Almindelig e-mail kan være krypteret under transport, men afsenderen bør ikke bare gå ud fra, at enhver e-mailudveksling er tilstrækkelig til materialets risiko.
Praktiske sikkerhedstrin:
- brug myndighedens eller rådgiverens anviste sikre kanal
- dobbelttjek modtageren
- undgå personnumre og følsomme oplysninger i emnefelt og filnavn
- brug adgangskode på en krypteret fil, hvis det er aftalt, og send adgangskoden gennem en anden kanal
- fjern dokumenter, som modtageren ikke behøver
- afslut eller fjern delt adgang, når samarbejdet slutter
- gem dokumentation for, hvad der blev delt og hvornår
I Min Familiesag bør du bruge den kontrollerede sagsadgang til advokat eller bisidder frem for at dele adgangskode eller session. Kontrollér altid den konkrete deltagers rolle og adgang.
Officielle kilder kontrolleret 16. juli 2026: Datatilsynets vejledning om sikker transmission og Datatilsynets anbefaling om Digital Post ved fortrolige eller personhenførbare oplysninger.