Et godt filnavn skal kunne forstås uden at åbne dokumentet.
En enkel model er:
ÅÅÅÅ-MM-DD – afsender – dokumenttype – kort emne
Eksempel:
2026-03-14 – Kommune – Brev – Indkaldelse til møde.pdf
Brug dokumentets dato, hvis den fremgår. Hvis filnavnet bygger på modtagelsesdatoen, kan du skrive “modtaget” i navnet eller i dokumentets beskrivelse.
Hold emnet kort og neutralt. Undgå vurderinger som “forkert afgørelse” eller “falsk anmeldelse” i filnavnet. Brug i stedet dokumenttype og faktisk emne.
Bevar den oprindelige fil som original. Omdøb en arbejdskopi, hvis du har brug for et mere læsbart navn.
Ved flere versioner kan du tilføje “v01”, “v02” eller “underskrevet”. Undgå navne som “ny”, “nyeste” og “endelig2”, som hurtigt mister betydning.
Undgå unødvendige personnumre, fulde børnenavne eller andre følsomme oplysninger i fil- og mappenavne. Navne kan blive synlige i backupoversigter eller ved deling.
Brug samme mønster konsekvent. En simpel standard, som du faktisk følger, er bedre end et avanceret system, der falder fra hinanden efter få uger.