God dokumentation handler ikke om at samle flest mulige sider. Den handler om, at du senere kan finde det relevante materiale og forklare, hvor det kommer fra.
Gem originale breve, afgørelser, indkaldelser og e-mails i deres oprindelige form. Giv filerne tydelige navne med dato og emne. Behold originalen uændret, og lav dine egne noter i en separat fil eller hændelse.
En kort hændelsesnote kan indeholde:
- dato og tidspunkt
- hvad der konkret skete
- hvem der var til stede
- hvilket dokument eller hvilken besked noten bygger på
- hvad der eventuelt skal følges op på
Skriv forskellen mellem observation og vurdering tydeligt. “Mødet begyndte kl. 10.25” er en observation. “De ønskede bevidst at forsinke mødet” er en vurdering, medmindre du har en kilde, der dokumenterer det.
Undgå at kopiere samme dokument ind mange steder. Brug i stedet tags, mapper og henvisninger. En kort, kronologisk tidslinje gør det lettere at se forløbet uden at læse hele sagen fra begyndelsen.
Gennemgå materialet før et møde. Vælg de få dokumenter, der direkte understøtter det emne, som skal behandles. Store usorterede dokumentmængder kan gøre det sværere for både dig og andre at se hovedpointen.