Læs indkaldelsen grundigt. Find ud af hvilken afdeling der indkalder, hvad mødet handler om, hvem der deltager, og om du skal sende materiale inden mødet. Spørg kommunen, hvis formålet er uklart.
Lav en kort tidslinje med de forhold, der er relevante for mødet. Tag afgørelser, breve eller dokumenter med, som direkte knytter sig til dagsordenen. Undgå at medbringe hele din samling, medmindre kommunen specifikt beder om den.
Overvej en bisidder. Aftal, om personen skal tage noter, hjælpe dig med at huske spørgsmål eller blot være støtte. Spørg kommunen på forhånd, hvis du er usikker på reglerne.
Under mødet kan du bede om at få forklaret:
- formålet med mødet
- hvilke oplysninger kommunen lægger vægt på
- om der skal træffes en afgørelse
- hvad næste skridt er
- hvem du skal kontakte bagefter
Svar så præcist som muligt. Hvis du ikke ved noget, er det bedre at sige det end at gætte. Hvis du bliver præsenteret for nye oplysninger, kan du bede om tid til at læse dem, før du tager stilling.
Efter mødet skriver du et kort referat til dig selv. Notér aftaler, frister og hvem der har ansvaret for næste handling. Gem kommunens eventuelle referat sammen med dine egne noter, men hold dem tydeligt adskilt.