Når man føler sig misforstået eller uretfærdigt behandlet, er det naturligt at ville forklare hele historien på én gang. Det gør dog ofte beskeden sværere at læse og øger risikoen for, at det vigtigste forsvinder.
Begynd med formålet. Skriv først, hvad beskeden handler om: tidspunkt, aflevering, skole, sygdom, en frist eller et konkret spørgsmål. Hold dig derefter til oplysninger, som modtageren skal bruge for at kunne svare eller handle.
En brugbar besked kan bygges sådan op:
- Hvad handler det om?
- Hvilke konkrete oplysninger er relevante?
- Hvad ønsker du svar på?
- Hvornår har du brug for svaret?
Undgå at gætte på den andens motiver. Beskriv hellere en handling og dens praktiske betydning: “Jeg har ikke modtaget tidspunktet endnu” er mere præcist end “Du holder altid oplysninger tilbage”.
Læs beskeden igen, før du sender. Fjern gentagelser, stikpiller og sætninger, der ikke hjælper modtageren med at forstå eller løse det konkrete spørgsmål. Når du er meget påvirket, kan du gemme et udkast og vende tilbage senere.
Rolig kommunikation betyder ikke, at du skal acceptere alt. Du kan godt være tydelig, sætte en grænse og bede om et konkret svar uden at gøre beskeden hårdere end nødvendigt.